Turvaküsimustik või jagatud tarnijaprofiil: kumb sobib tarnijate kaasamiseks?
Seisuga:
Eraldi turvaküsimustik sobib siis, kui kliendil on väga eripärased nõuded vähestele tarnijatele. Paljude tarnijate põhikontrolliks on jagatud profiil tõhusam: tarnija haldab andmeid ja tõendeid ühe korra ühtse kataloogi alusel ning iga õigustatud ostja loeb neid samas struktuuris. Praktikas täiendavad need teineteist – profiil katab standardi, oma küsimused eripära.
Kuidas küsimustikuprotsess toimub
Ostuosakond saadab oma küsimustiku välja, sageli tabelina või oma portaali kaudu. Tarnija vastab sellele, otsib välja tõendid ja saadab need e-postiga. Järgnevad täpsustavad küsimused, puuduvate dokumentide nõudmised ja meeldetuletused, kuni toimik on täielik.
Tarnija jaoks kordub see iga kliendiga – samadele küsimustele erineva sõnastusega. Ostuosakonnal on eri tarnijate vastuseid raske võrrelda, sest igaüks mõistab küsimusi veidi erinevalt ja tõendid saabuvad eri kujul.
Kuidas jagatud profiil toimib
Jagatud profiili puhul on kõigi jaoks üks kataloog. Tarnija vastab igale kriteeriumile ühe korra ja laadib sobiva tõendi otse selle juurde. Ostjad näevad samu kriteeriume samas järjekorras, filtreerivad oma miinimumnõuete järgi ja seavad tarnijad kõrvuti.
Kui midagi muutub – sertifikaati uuendatakse, lisandub uus alltöötleja –, uuendab tarnija seda ühes kohas. Seejärel näevad kõik õigustatud ostjad sama seisu.
Võrdlus viies punktis
Töömaht: küsimustik nõuab tarnijalt iga kliendi puhul uuesti aega, profiil ühe korra ja edaspidi ainult muudatuste korral.
Võrreldavus: küsimustikud on igal kliendil erinevad; ühine kataloog annab vastused identsetele küsimustele.
Ajakohasus: täidetud küsimustik on hetkepilt; hallatud profiil näitab praegust seisu ning aegumiskuupäevaga tõendeid saab jälgida.
Tõendid: küsimustikuprotsessis on need laiali postkastides; profiilis on need seotud kriteeriumiga, mille kohta need käivad.
Individuaalsed nõuded: siin on küsimustik tugev – see küsib täpselt seda, mida üks klient teada tahab. Profiil vajab selleks täiendust.
Millal on eraldi küsimustik siiski vajalik
Eriti kriitiliste tarnijate puhul ei piisa tavaliselt enesehinnangust standardkataloogi alusel. Siis on endiselt vaja valdkonnapõhiseid kontrolle, lepingulisi erinõudeid või auditit kohapeal. Ka õigusliku hinnangu – näiteks selle kohta, kas volitatud töötleja annab GDPR-i artikli 28 lõike 1 kohased piisavad tagatised – annab alati klient ise.
Mõlema ühendamine
Mõistlik on tööjaotus: jagatud profiil annab kõigi tarnijate põhikontrolli, oma küsimused ja sihipärased kontrollid katavad eripära. Platvormil Vendo4u esitavad tasulise paketiga ostjad oma küsimused Trust-Score'ist eraldi; vastused ilmuvad vastava tarnija profiilis.
Allikad
Üldine teave, mitte õigusnõustamine. Määrav on seaduse tekst selle kehtivas redaktsioonis.