Questionnaire de sécurité ou profil fournisseur partagé : quelle solution pour l'onboarding ?

Le service achats envoie son questionnaire, souvent sous forme de tableur ou via son propre portail. Le fournisseur y répond, rassemble les justificatifs et les envoie par e-mail. S'ensuivent questions complémentaires, demandes de pièces manquantes et relances, jusqu'à ce que le dossier soit complet.

Pour le fournisseur, cela se répète avec chaque client – avec des formulations différentes pour les mêmes questions. Pour les achats, les réponses de différents fournisseurs sont difficiles à comparer, car chacun comprend les questions un peu différemment et les justificatifs arrivent sous des formes diverses.

Avec un profil partagé, il existe un seul catalogue pour tous. Le fournisseur répond une fois à chaque critère et téléverse le justificatif correspondant directement à côté. Les acheteurs voient les mêmes critères dans le même ordre, filtrent selon leurs exigences minimales et placent les fournisseurs côte à côte.

Lorsque quelque chose change – un certificat est renouvelé, un sous-traitant ultérieur s'ajoute –, le fournisseur le met à jour à un seul endroit. Tous les acheteurs autorisés voient ensuite le même état.

Effort : le questionnaire coûte du temps au fournisseur à chaque nouveau client ; le profil ne lui en coûte qu'une fois, puis uniquement en cas de changement.

Comparabilité : les questionnaires diffèrent d'un client à l'autre ; un catalogue commun fournit des réponses à des questions identiques.

Actualité : un questionnaire rempli est un instantané ; un profil tenu à jour montre l'état actuel, et les justificatifs dotés d'une date d'expiration peuvent être suivis.

Justificatifs : dans le processus par questionnaire, ils sont dispersés dans les boîtes de réception ; dans le profil, ils sont rattachés au critère auquel ils se rapportent.

Exigences individuelles : c'est le point fort du questionnaire – il demande exactement ce qu'un client veut savoir. Un profil a besoin pour cela d'un complément.

Pour les fournisseurs particulièrement critiques, une auto-déclaration selon un catalogue standard ne suffit généralement pas. Des contrôles spécifiques au secteur, des exigences contractuelles particulières ou un audit sur site restent alors nécessaires. L'appréciation juridique – par exemple la question de savoir si un sous-traitant présente des garanties suffisantes au sens de l'article 28, paragraphe 1, du RGPD – relève toujours du client lui-même.

Une répartition des tâches est judicieuse : le profil partagé assure le contrôle de base de tous les fournisseurs, tandis que vos propres questions et des contrôles ciblés couvrent les particularités. Sur Vendo4u, les acheteurs disposant d'un accès payant posent leurs propres questions indépendamment du Trust-Score ; les réponses apparaissent dans le profil du fournisseur concerné.