Biztonsági kérdőív vagy megosztott beszállítói profil: melyik illik a beszállítói bevezetéshez?

A beszerzés kiküldi a kérdőívét, gyakran táblázatként vagy saját portálon keresztül. A beszállító megválaszolja, összegyűjti a bizonyítékokat, és e-mailben elküldi azokat. Ezt visszakérdezések, hiánypótlási kérések és emlékeztetők követik, amíg az akta teljes nem lesz.

A beszállító számára ez minden ügyfélnél megismétlődik – ugyanazokra a kérdésekre más-más megfogalmazással. A beszerzés számára a különböző beszállítók válaszai nehezen hasonlíthatók össze, mert mindenki kissé másként érti a kérdéseket, és a bizonyítékok eltérő formában érkeznek.

A megosztott profil esetében egyetlen katalógus van mindenki számára. A beszállító minden kritériumra egyszer válaszol, és közvetlenül mellé tölti fel a megfelelő bizonyítékot. A beszerzők ugyanazokat a kritériumokat ugyanabban a sorrendben látják, minimumkövetelményeik szerint szűrnek, és egymás mellé állítják a beszállítókat.

Ha valami megváltozik – megújítanak egy tanúsítványt, új további adatfeldolgozó lép be –, a beszállító egyetlen helyen frissíti. Ezt követően minden jogosult beszerző ugyanazt az állapotot látja.

Ráfordítás: a kérdőív minden ügyfélnél újra időt vesz el a beszállítótól, a profil egyszer, utána pedig csak változás esetén.

Összehasonlíthatóság: a kérdőívek ügyfelenként eltérnek; egy közös katalógus azonos kérdésekre ad válaszokat.

Naprakészség: egy kitöltött kérdőív pillanatfelvétel; egy karbantartott profil az aktuális állapotot mutatja, a lejárati dátummal rendelkező bizonyítékok pedig nyomon követhetők.

Bizonyítékok: a kérdőíves folyamatban szétszórva hevernek a postafiókokban; a profilban ahhoz a kritériumhoz kapcsolódnak, amelyre vonatkoznak.

Egyedi követelmények: itt erős a kérdőív – pontosan azt kérdezi, amit egy ügyfél tudni szeretne. A profilnak ehhez kiegészítésre van szüksége.

Különösen kritikus beszállítók esetében egy standard katalógus szerinti önbevallás általában nem elegendő. Ilyenkor továbbra is szükség van ágazatspecifikus ellenőrzésekre, különleges szerződéses követelményekre vagy helyszíni auditra. A jogi értékelést is – például azt, hogy egy adatfeldolgozó nyújt-e a GDPR 28. cikk (1) bekezdése szerinti megfelelő garanciákat – mindig maga a megbízó végzi el.

Célszerű a munkamegosztás: a megosztott profil biztosítja az alapszintű ellenőrzést minden beszállítónál, a saját kérdések és a célzott ellenőrzések pedig a sajátosságokat fedik le. A Vendo4u platformon a fizetős csomaggal rendelkező beszerzők a Trust-Score-tól függetlenül tehetik fel saját kérdéseiket; a válaszok az adott beszállítói profilban jelennek meg.