Saugumo klausimynas ar bendrai naudojamas tiekėjo profilis: kas tinka tiekėjų įtraukimui?
Atnaujinta:
Atskiras saugumo klausimynas tinka, kai klientas turi labai specifinių reikalavimų nedaugeliui tiekėjų. Pradiniam daugelio tiekėjų patikrinimui efektyvesnis yra bendrai naudojamas profilis: tiekėjas vieną kartą pateikia informaciją ir įrodymus pagal vienodą katalogą, o kiekvienas įgaliotas pirkėjas juos mato ta pačia struktūra. Praktikoje abu būdai vienas kitą papildo – profilis apima standartą, savi klausimai – specifiką.
Kaip vyksta klausimyno procesas
Pirkimų skyrius išsiunčia savo klausimyną – dažnai kaip skaičiuoklę arba per savo portalą. Tiekėjas į jį atsako, susiranda įrodymus ir siunčia juos el. paštu. Toliau seka papildomi klausimai, trūkstamų dokumentų prašymai ir priminimai, kol byla tampa išsami.
Tiekėjui tai kartojasi su kiekvienu klientu – tie patys klausimai kaskart suformuluojami kitaip. Pirkimų skyriui skirtingų tiekėjų atsakymus sunku palyginti, nes kiekvienas klausimus supranta šiek tiek kitaip, o įrodymai gaunami skirtingomis formomis.
Kaip veikia bendrai naudojamas profilis
Bendrai naudojamo profilio atveju visiems taikomas vienas katalogas. Tiekėjas į kiekvieną kriterijų atsako vieną kartą ir tiesiai prie jo įkelia atitinkamą įrodymą. Pirkėjai mato tuos pačius kriterijus ta pačia tvarka, filtruoja pagal savo minimalius reikalavimus ir palygina tiekėjus greta.
Kai kas nors pasikeičia – atnaujinamas sertifikatas, atsiranda naujas subtvarkytojas, – tiekėjas tai atnaujina vienoje vietoje. Po to visi įgalioti pirkėjai mato tą pačią būklę.
Palyginimas penkiais aspektais
Sąnaudos: klausimynas iš tiekėjo kaskart atima laiko su kiekvienu klientu; profilis – vieną kartą, o vėliau tik pasikeitus informacijai.
Palyginamumas: klausimynai skiriasi priklausomai nuo kliento; bendras katalogas pateikia atsakymus į identiškus klausimus.
Aktualumas: užpildytas klausimynas yra momentinė nuotrauka; prižiūrimas profilis rodo dabartinę būklę, o įrodymus su galiojimo pabaigos data galima sekti.
Įrodymai: klausimyno procese jie išbarstyti po pašto dėžutes; profilyje jie pridėti prie kriterijaus, su kuriuo yra susiję.
Individualūs reikalavimai: čia stiprioji klausimyno pusė – jis klausia būtent to, ką nori žinoti konkretus klientas. Profiliui tam reikia papildymo.
Kada atskiras klausimynas vis dėlto būtinas
Ypač kritiniams tiekėjams savideklaracijos pagal standartinį katalogą paprastai nepakanka. Tada lieka būtini konkrečiam sektoriui skirti patikrinimai, specialūs sutartiniai reikalavimai arba auditas vietoje. Teisinį vertinimą – pavyzdžiui, ar duomenų tvarkytojas suteikia pakankamas garantijas pagal BDAR 28 straipsnio 1 dalį, – visada atlieka pats užsakovas.
Abiejų būdų derinimas
Prasmingas darbo pasidalijimas: bendrai naudojamas profilis užtikrina pradinį visų tiekėjų patikrinimą, o savi klausimai ir tiksliniai patikrinimai apima specifiką. Vendo4u platformoje mokamą planą turintys pirkėjai savo klausimus užduoda atskirai nuo Trust-Score; atsakymai rodomi atitinkamame tiekėjo profilyje.
Šaltiniai
Bendro pobūdžio informacija, ne teisinė konsultacija. Lemiamą reikšmę turi galiojančios redakcijos įstatymo tekstas.