Kādi pierādījumi piegādātājam būtu jātur gatavībā?
Aktualizēts:
Katrai prasībai, ko klienti parasti izvirza, piegādātājam vajadzētu būt pieejamam aktuālam pierādījumam: sertifikātiem un audita ziņojumiem informācijas drošībai, datu apstrādes līgumam un tehniskajiem un organizatoriskajiem pasākumiem datu aizsardzībai, ārkārtas rīcības un darbības nepārtrauktības plāniem darbībai, kā arī informācijai par kvalitāti, finansēm un ilgtspēju. Kādas jomas tas aptver, parāda Vendo4u katalogs (kategorijas: 10).
Kāpēc pierādījumi, nevis tikai pašapliecinājums
Pircējiem jāspēj pamatot sava piegādātāju izvēle – iekšējam auditam, uzraudzības iestādēm vai saviem klientiem. Atzīmēta atbilde bez pierādījuma maz ko nozīmē. Tas īpaši attiecas uz gadījumiem, kad likums prasa pārbaudi: apstrādātājiem saskaņā ar VDAR 28. panta 1. punktu (pietiekamas garantijas) un piegādes ķēdē saskaņā ar BSIG 30. § 2. daļu.
Jomas īsumā
Vendo4u katalogs prasības iedala kategorijās (kategorijas: 10, kritēriji kopā: 69). Tālāk aprakstīts, kam ir veltīta katra kategorija; atsevišķie kritēriji ir norādīti novērtējuma kritēriju lapā.
Produkti, pakalpojumi un kvalitāte · Kritēriju skaits: 8
Kvalitātes pārvaldība, atbilstība prasībām un defektu un sūdzību apstrāde.
Loģistika un piegādes spēja · Kritēriju skaits: 7
Izpildes termiņi, piegādes nosacījumi un spēja piegādāt uzticami un elastīgi.
Komerciālie nosacījumi · Kritēriju skaits: 6
Maksājuma un piegādes nosacījumi un sadarbības komerciālais ietvars.
Tehniskā spēja un jauda · Kritēriju skaits: 4
Ražošanas dziļums, jauda un izstrādes kompetence — lielākoties atkarīga no nozares.
Informācijas drošība · Kritēriju skaits: 10
Tehniskie un organizatoriskie pasākumi informācijas aizsardzībai.
Datu aizsardzība (VDAR) · Kritēriju skaits: 8
Atbilstība ES Vispārīgajai datu aizsardzības regulai un saistītajiem noteikumiem.
Finanšu stabilitāte un apdrošināšana · Kritēriju skaits: 6
Kredītspēja, apdrošināšanas segums un ekonomiskie rādītāji.
Risku pārvaldība un darbības nepārtrauktība · Kritēriju skaits: 8
Ārkārtas situāciju pārvaldība, pieejamība un caurskatāmība par atkarībām.
Ilgtspēja un atbilstība (ESG) · Kritēriju skaits: 10
Vide, sociālā joma, pārvaldība, kā arī piegādes ķēdes pienācīga pārbaude un materiālu atbilstība.
Papildu sertifikāti un standarti · Kritēriju skaits: 2
Papildu nozares un pārvaldības standarti ar derīgiem pierādījumiem.
Tipiskie pierādījumi pa jomām
Informācijas drošība: ISO/IEC 27001 sertifikāts kopā ar tā darbības jomu, nesena ielaušanās testa kopsavilkums, politikas par piekļuves aizsardzību un daudzfaktoru autentifikāciju, aprakstīta ievainojamību un ielāpu pārvaldība.
Datu aizsardzība: datu apstrādes līgums saskaņā ar VDAR 28. pantu, tehniskie un organizatoriskie pasākumi saskaņā ar VDAR 32. pantu, apakšapstrādātāju saraksts ar apstrādes vietu un, ja tas noteikts, datu aizsardzības speciālista iecelšana.
Darbības nepārtrauktība: ārkārtas rīcības un darbības atjaunošanas plāni, pierādījumi par pārbaudītām datu rezerves kopijām un, ja attiecināms, ISO 22301 sertifikāts.
Kvalitāte, vide un piegādes ķēde: ISO 9001 vai ISO 14001 sertifikāti, piegādātāju rīcības kodekss, principu paziņojums par cilvēktiesībām un vidi, ESG vērtējumi.
Komercinformācija: komercreģistra izraksts, apdrošināšanas apliecinājumi, piemēram, vispārējās civiltiesiskās atbildības un kiberriska apdrošināšana, informācija par finanšu stabilitāti.
Kas ir svarīgi attiecībā uz pierādījumiem
Derīgums: sertifikātos un ziņojumos ir norādīts izdošanas datums un bieži arī derīguma termiņš. Pierādījums, kura derīguma termiņš beidzies, klientam ir bezvērtīgs.
Darbības joma: sertifikāts aptver tikai to, kas ietilpst tā darbības jomā. Ja tas neaptver pakalpojumu, ko klients saņem, no tā ir maz labuma.
Izdevējs: sertifikācijas gadījumā svarīgi, kas veicis sertifikāciju, – parasti akreditēta sertifikācijas institūcija.
Uzturēšana: kas pierādījumus ar derīguma termiņu glabā vienuviet, tas tos laikus atjauno, nevis tikai pie nākamā klienta pieprasījuma pamana, ka tie ir novecojuši.
Pierādījumu iesniegšana vietnē Vendo4u
Vietnē Vendo4u piegādātāji augšupielādē pierādījumus tieši pie atbilstošā kritērija – PDF, JPG vai PNG formātā līdz 10 MB. Par dokumentiem ar derīguma termiņu platforma atgādina pirms tā beigām. Dokumenti ir redzami tikai pašam uzņēmumam un pircējiem ar maksas plānu.
Avoti
- Regula (ES) 2016/679 (VDAR), 28. un 32. pants
- BSIG 30. § – riska pārvaldības pasākumi
- ISO/IEC 27001 – informācijas drošības pārvaldības sistēmas
Vispārīga informācija, nevis juridiska konsultācija. Noteicošais ir likuma teksts tā spēkā esošajā redakcijā.