Ποια δικαιολογητικά πρέπει να έχει διαθέσιμα ένας προμηθευτής;

Οι αγοραστές πρέπει να μπορούν να αιτιολογήσουν την επιλογή προμηθευτών – απέναντι στον εσωτερικό έλεγχο, στις εποπτικές αρχές ή στους δικούς τους πελάτες. Ένα τσεκαρισμένο πεδίο χωρίς τεκμήριο έχει μικρή βαρύτητα. Αυτό ισχύει ιδίως όπου ο νόμος απαιτεί έλεγχο: για τους εκτελούντες την επεξεργασία σύμφωνα με το άρθρο 28 παρ. 1 GDPR (επαρκείς διαβεβαιώσεις) και στην αλυσίδα εφοδιασμού σύμφωνα με την § 30 παρ. 2 BSIG.

Ασφάλεια πληροφοριών: πιστοποιητικό ISO/IEC 27001 μαζί με το πεδίο εφαρμογής του, η σύνοψη μιας πρόσφατης δοκιμής διείσδυσης, πολιτικές για την προστασία πρόσβασης και τον έλεγχο ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων, μια τεκμηριωμένη διαδικασία διαχείρισης ευπαθειών και ενημερώσεων κώδικα.

Προστασία δεδομένων: η σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων σύμφωνα με το άρθρο 28 GDPR, τα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα σύμφωνα με το άρθρο 32 GDPR, ο κατάλογος των υπεργολάβων επεξεργασίας με τον τόπο επεξεργασίας και, όπου απαιτείται, ο ορισμός υπευθύνου προστασίας δεδομένων.

Επιχειρησιακή συνέχεια: σχέδια έκτακτης ανάγκης και αποκατάστασης, αποδείξεις δοκιμασμένων αντιγράφων ασφαλείας και, κατά περίπτωση, πιστοποίηση ISO 22301.

Ποιότητα, περιβάλλον και αλυσίδα εφοδιασμού: πιστοποιητικά ISO 9001 ή ISO 14001, κώδικας δεοντολογίας για προμηθευτές, δήλωση αρχών για τα ανθρώπινα δικαιώματα και το περιβάλλον, αξιολογήσεις ESG.

Εμπορικά στοιχεία: απόσπασμα από το εμπορικό μητρώο, αποδεικτικά ασφάλισης, π.χ. γενικής αστικής ευθύνης και ασφάλισης κυβερνοκινδύνων, στοιχεία για την οικονομική σταθερότητα.

Ισχύς: τα πιστοποιητικά και οι εκθέσεις φέρουν ημερομηνία έκδοσης και συχνά ημερομηνία λήξης. Ένα δικαιολογητικό που έχει λήξει δεν έχει αξία για τον πελάτη.

Πεδίο εφαρμογής: ένα πιστοποιητικό καλύπτει μόνο ό,τι εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του. Αν δεν καλύπτει την υπηρεσία που λαμβάνει ο πελάτης, βοηθά ελάχιστα.

Εκδότης: στις πιστοποιήσεις μετράει ποιος πιστοποίησε – κατά κανόνα ένας διαπιστευμένος φορέας πιστοποίησης.

Συντήρηση: όποιος τηρεί τα δικαιολογητικά με ημερομηνία λήξης σε ένα σημείο τα ανανεώνει εγκαίρως, αντί να διαπιστώσει στο επόμενο αίτημα πελάτη ότι δεν είναι πλέον επίκαιρα.

Στο Vendo4u οι προμηθευτές ανεβάζουν τα δικαιολογητικά απευθείας στο αντίστοιχο κριτήριο – σε μορφή PDF, JPG ή PNG έως 10 MB. Για έγγραφα με ημερομηνία λήξης, η πλατφόρμα στέλνει υπενθύμιση πριν από τη λήξη. Τα έγγραφα είναι ορατά μόνο στην ίδια την εταιρεία και στους αγοραστές με πληρωμένη πρόσβαση.