Quali documenti di prova dovrebbe tenere pronti un fornitore?

I buyer devono poter motivare la scelta dei fornitori – nei confronti della revisione interna, delle autorità di vigilanza o dei propri clienti. Una casella spuntata senza prova ha poco peso. Ciò vale in particolare dove la legge richiede una verifica: per i responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28, paragrafo 1, GDPR (garanzie sufficienti) e nella catena di approvvigionamento ai sensi del § 30, comma 2, BSIG.

Sicurezza delle informazioni: un certificato ISO/IEC 27001 con il relativo campo di applicazione, la sintesi di un penetration test recente, policy su protezione degli accessi e autenticazione a più fattori, un processo documentato di gestione delle vulnerabilità e delle patch.

Protezione dei dati: il DPA ai sensi dell'art. 28 GDPR, le misure tecniche e organizzative ai sensi dell'art. 32 GDPR, l'elenco dei sub-responsabili del trattamento con il luogo del trattamento e, ove previsto, la designazione di un responsabile della protezione dei dati.

Continuità operativa: piani di emergenza e di ripristino, prove di backup testati ed eventualmente una certificazione ISO 22301.

Qualità, ambiente e catena di approvvigionamento: certificati ISO 9001 o ISO 14001, un codice di condotta per i fornitori, una dichiarazione di principio su diritti umani e ambiente, rating ESG.

Aspetti commerciali: un estratto del registro delle imprese, prove di copertura assicurativa, ad esempio di responsabilità civile generale e cyber, informazioni sulla stabilità finanziaria.

Validità: certificati e rapporti riportano una data di emissione e spesso una data di scadenza. Un documento di prova scaduto non ha alcun valore per il cliente.

Campo di applicazione: un certificato attesta solo ciò che rientra nel suo campo di applicazione. Se non copre il servizio di cui il cliente si avvale, serve a poco.

Emittente: per le certificazioni conta chi ha certificato – di norma un organismo di certificazione accreditato.

Aggiornamento: chi gestisce i documenti di prova con data di scadenza in un unico punto li rinnova per tempo, invece di accorgersi solo alla successiva richiesta di un cliente che non sono più aggiornati.

Su Vendo4u i fornitori caricano i documenti di prova direttamente in corrispondenza del criterio pertinente – in formato PDF, JPG o PNG fino a 10 MB. Per i documenti con data di scadenza, la piattaforma invia un promemoria prima che scadano. I documenti sono visibili solo all'azienda stessa e ai buyer con un accesso a pagamento.