Drošības anketa vai koplietojams piegādātāja profils: kas der piegādātāju iekļaušanai?
Aktualizēts:
Atsevišķa drošības anketa ir piemērota, ja klientam ir ļoti specifiskas prasības nedaudziem piegādātājiem. Daudzu piegādātāju pamata pārbaudei efektīvāks ir koplietojams profils: piegādātājs vienreiz uztur informāciju un pierādījumus pēc vienota kataloga, un katrs pilnvarotais pircējs tos skata vienā un tajā pašā struktūrā. Praksē abas pieejas viena otru papildina – profils aptver standartu, savi jautājumi – specifiku.
Kā norit anketēšanas process
Iepirkumu nodaļa izsūta savu anketu, bieži kā izklājlapu vai ar sava portāla starpniecību. Piegādātājs uz to atbild, sameklē pierādījumus un nosūta tos pa e-pastu. Seko papildu jautājumi, trūkstošo dokumentu pieprasījumi un atgādinājumi, līdz lieta ir pilnīga.
Piegādātājam tas atkārtojas ar katru klientu – ar atšķirīgiem formulējumiem tiem pašiem jautājumiem. Iepirkumu nodaļai dažādu piegādātāju atbildes ir grūti salīdzināt, jo katrs jautājumus saprot mazliet citādi un pierādījumi tiek saņemti dažādā formā.
Kā darbojas koplietojams profils
Koplietojama profila gadījumā visiem ir viens katalogs. Piegādātājs uz katru kritēriju atbild vienreiz un tieši pie tā augšupielādē atbilstošo pierādījumu. Pircēji redz tos pašus kritērijus tādā pašā secībā, filtrē pēc savām minimālajām prasībām un salīdzina piegādātājus blakus.
Ja kaut kas mainās – sertifikāts tiek atjaunots, tiek piesaistīts jauns apakšapstrādātājs –, piegādātājs to atjaunina vienuviet. Pēc tam visi pilnvarotie pircēji redz vienu un to pašu stāvokli.
Salīdzinājums piecos punktos
Darba apjoms: anketa piegādātājam prasa laiku no jauna ar katru klientu; profils – vienreiz un pēc tam tikai tad, ja kaut kas mainās.
Salīdzināmība: anketas atšķiras no klienta uz klientu; kopīgs katalogs sniedz atbildes uz identiskiem jautājumiem.
Aktualitāte: aizpildīta anketa ir momentuzņēmums; uzturēts profils parāda pašreizējo stāvokli, un pierādījumiem ar derīguma termiņu var sekot līdzi.
Pierādījumi: anketēšanas procesā tie ir izkaisīti pa pastkastēm; profilā tie ir piesaistīti kritērijam, uz kuru tie attiecas.
Individuālas prasības: šeit anketa ir spēcīga – tā jautā tieši to, ko konkrētais klients vēlas zināt. Profilam šim nolūkam vajadzīgs papildinājums.
Kad atsevišķa anketa tomēr ir nepieciešama
Īpaši kritiskiem piegādātājiem pašapliecinājums pēc standarta kataloga parasti nav pietiekams. Tad joprojām nepieciešamas nozarei specifiskas pārbaudes, īpašas līgumiskas prasības vai audits uz vietas. Juridisko novērtējumu – piemēram, vai apstrādātājs sniedz pietiekamas garantijas saskaņā ar VDAR 28. panta 1. punktu – vienmēr veic pats pasūtītājs.
Abu pieeju apvienošana
Lietderīga ir darba dalīšana: koplietojams profils nodrošina pamata pārbaudi visiem piegādātājiem, bet savi jautājumi un mērķtiecīgas pārbaudes aptver specifiku. Vietnē Vendo4u pircēji ar maksas plānu uzdod savus jautājumus atsevišķi no Trust-Score; atbildes parādās attiecīgajā piegādātāja profilā.
Avoti
Vispārīga informācija, nevis juridiska konsultācija. Noteicošais ir likuma teksts tā spēkā esošajā redakcijā.