¿Qué acreditaciones debe tener preparadas un proveedor?

Los compradores deben poder justificar su selección de proveedores ante la auditoría interna, las autoridades de control o sus propios clientes. Una casilla marcada sin acreditación tiene poco peso. Esto se aplica especialmente cuando la ley exige una revisión: en el caso de los encargados del tratamiento conforme al artículo 28, apartado 1, del RGPD (garantías suficientes) y en la cadena de suministro conforme al § 30, apartado 2, BSIG.

Seguridad de la información: un certificado ISO/IEC 27001 con su alcance, el resumen de una prueba de penetración reciente, políticas de protección de accesos y autenticación multifactor, y una gestión de vulnerabilidades y parches documentada.

Protección de datos: el contrato de encargo del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD, las medidas técnicas y organizativas conforme al artículo 32 del RGPD, la lista de subencargados con el lugar del tratamiento y, cuando sea obligatorio, la designación de un delegado de protección de datos.

Continuidad del negocio: planes de contingencia y de recuperación, constancia de copias de seguridad probadas y, en su caso, una certificación ISO 22301.

Calidad, medio ambiente y cadena de suministro: certificados ISO 9001 o ISO 14001, un código de conducta para proveedores, una declaración de principios sobre derechos humanos y medio ambiente, y calificaciones ESG.

Aspectos comerciales: extracto del registro mercantil, justificantes de seguro, por ejemplo de responsabilidad civil general y de ciberriesgos, e información sobre la estabilidad financiera.

Validez: los certificados e informes tienen una fecha de emisión y, a menudo, una fecha de caducidad. Una acreditación caducada no tiene valor para el cliente.

Alcance: un certificado solo acredita lo que figura en su alcance. Si no cubre el servicio que recibe el cliente, sirve de poco.

Emisor: en las certificaciones importa quién ha certificado; por lo general, un organismo de certificación acreditado.

Mantenimiento: quien gestiona en un solo lugar las acreditaciones con fecha de caducidad las renueva a tiempo, en lugar de descubrir en la siguiente solicitud de un cliente que están desactualizadas.

En Vendo4u, los proveedores suben sus acreditaciones directamente en el criterio correspondiente, en PDF, JPG o PNG de hasta 10 MB. En los documentos con fecha de caducidad, la plataforma envía un recordatorio antes de que caduquen. Los documentos solo son visibles para la propia empresa y para los compradores con un plan de pago.