Welche Nachweise sollte ein Lieferant vorhalten?

Einkäufer müssen ihre Lieferantenauswahl begründen können – gegenüber der Revision, Aufsichtsbehörden oder Kunden. Eine angekreuzte Antwort ohne Beleg trägt dabei wenig. Das gilt besonders, wo das Gesetz eine Prüfung verlangt: bei Auftragsverarbeitern nach Art. 28 Abs. 1 DSGVO (hinreichende Garantien) und in der Lieferkette nach § 30 Abs. 2 BSIG.

Informationssicherheit: ein Zertifikat nach ISO/IEC 27001 samt Geltungsbereich, die Zusammenfassung eines aktuellen Penetrationstests, Richtlinien zu Zugriffsschutz und Mehr-Faktor-Authentisierung, ein beschriebenes Schwachstellen- und Patch-Management.

Datenschutz: der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Ort der Verarbeitung und, wo vorgeschrieben, die Benennung eines Datenschutzbeauftragten.

Betriebskontinuität: Notfall- und Wiederanlaufpläne, Nachweise über getestete Datensicherungen, gegebenenfalls eine Zertifizierung nach ISO 22301.

Qualität, Umwelt und Lieferkette: Zertifikate nach ISO 9001 oder ISO 14001, ein Verhaltenskodex für Lieferanten, eine Grundsatzerklärung zu Menschenrechten und Umwelt, ESG-Bewertungen.

Kaufmännisches: Handelsregisterauszug, Versicherungsnachweise etwa für Betriebs- und Cyberhaftpflicht, Angaben zur finanziellen Stabilität.

Gültigkeit: Zertifikate und Berichte tragen ein Ausstellungs- und oft ein Ablaufdatum. Ein abgelaufener Nachweis ist für den Kunden wertlos.

Geltungsbereich: Ein Zertifikat belegt nur, was in seinem Geltungsbereich steht. Deckt es die Leistung, die der Kunde bezieht, nicht ab, hilft es wenig.

Aussteller: Bei Zertifizierungen zählt, wer zertifiziert hat – in der Regel eine akkreditierte Zertifizierungsstelle.

Pflege: Wer Nachweise mit Ablaufdatum an einer Stelle führt, erneuert sie rechtzeitig, statt erst bei der nächsten Kundenanfrage zu merken, dass sie veraltet sind.

Auf Vendo4u laden Lieferanten Nachweise direkt am passenden Kriterium hoch – als PDF, JPG oder PNG bis 10 MB. Für Dokumente mit Ablaufdatum erinnert die Plattform vor dem Ablauf. Sichtbar sind die Dokumente nur für das eigene Unternehmen und für Einkäufer mit bezahltem Zugang.